Trumpas atsakymas
Įmonės duomenis ir pradinius dokumentus surinkite vieną kartą, sutarkite, kas ką ir iki kada daro, ir nustatykite pasikartojantį darbą dar prieš užsidarant pirmam laikotarpiui. Su kiekvienu nauju klientu elkitės ta pačia tvarka.
Kodėl tvarka geriau nei gera atmintis
Priėmimas dažniausiai klius dėl smulkmenų: dokumentas atkeliauja tik antrą mėnesį, niekas nežino, kas kliento pusėje tvirtina sprendimus, terminas nustatomas iš atminties. Nustatyta tvarka tai paverčia sąrašu, kurį tiesiog atžymite, o visi nauji klientai pasijunta vienodai gerai aptarnauti.
Ką surinkti
Pradiniai sąrašai
Įmonės duomenys
- Juridinis pavadinimas, registracijos numeris ir buveinės adresas
- Kontaktinis asmuo ir tas, kuris gali tvirtinti ar pasirašyti
- PVM mokėtojo statusas ir kaip dažnai klientas teikia deklaracijas
- Finansinių metų pabaiga
- Verslui naudojamos banko sąskaitos ir kortelės
- Ar yra darbuotojų ir ar reikia skaičiuoti darbo užmokestį
Prieigos ir įgaliojimai
- Įgaliojimai, kurių jūsų įmonei reikia mokesčių administratoriui ir socialinio draudimo institucijai
- Prieiga prie kliento banko, sąskaitų išrašymo ar apskaitos sistemos, jei joje dirbsite
- Kas kliento pusėje gali atsakyti į klausimus ir kaip su juo susisiekti
Dokumentai pradžiai
- Paskutinės pateiktos deklaracijos
- Paskutinės metinės finansinės ataskaitos
- Pradiniai likučiai arba bandomasis balansas
- Neapmokėtų sąskaitų sąrašai: kas skolingas klientui ir ko skolingas klientas
- Sutartys su reguliariais mokėjimais: nuoma, paskolos, lizingas
- Darbo užmokesčio žiniaraštis, jei jis yra
Tapatybės ir savininkų patikrinimai bei tai, kokių įgaliojimų tiksliai reikia, priklauso nuo jūsų šalies taisyklių ir jūsų įmonės politikos. Šis sąrašas jų nepakeičia: patikrinimus atlikite prieš pradėdami darbą, o ne po pirmos sąskaitos.
Sutarkite darbo sąlygas
- Kas įeina į paslaugą, o kas ne. Surašykite paslaugas ir dažnumą bei nurodykite, kiek kainuoja pakeitimai.
- Vienas įvardytas asmuo kliento pusėje. Tas, kuris siunčia dokumentus ir atsako į klausimus, ir jo pavaduotojas.
- Vienas kanalas. Kur eina prašymai ir kur grįžta atsakymai, kaip aprašyta straipsnyje Kaip paprašyti klientų dokumentų.
- Kaina ir sąskaitos išrašymo diena. Nustatyta iš anksto, kad niekam nereikėtų klausti.
- Kaip atrodo „atlikta“. Kaip patvirtinsite, kad laikotarpis pateiktas.
Pirmos 30 dienų
Dienos nuo pasirašymo
- 0d.
Pasveikinkite ir surinkite
Išsiųskite pradinius sąrašus ir datą, iki kurios jų reikia. Įveskite klientą į sistemą su jo kontaktais.
- 3d.
Peržiūrėkite pirmus atsakymus
Peržiūrėkite, kas atkeliavo. Surašykite, ko trūksta, ir paprašykite vieną kartą, nurodydami datą.
- 7d.
Nustatykite pasikartojantį darbą
Kiekvieną paslaugą sukurkite kaip kartojamą seriją su terminais ir atsakingu asmeniu. Suteikite klientui prieigą siųsti dokumentus.
- 14d.
Išsiųskite pirmą prašymą
Paprašykite pirmo laikotarpio dokumentų: konkretus sąrašas ir viena data.
- 30d.
Peržiūrėkite pirmą laikotarpį
Kas vėlavo, kas buvo neaišku, ką keisti tvarkoje. Papasakokite klientui, ko išmokote.
Pasikartojantį darbą nustatykite vieną kartą
Kiekviena paslauga tampa viena serija: kasmėnesinė apskaita, PVM, darbo užmokestis, metinės ataskaitos. Kiekvienai nurodykite termino taisyklę, atsakingą asmenį ir patikrinkite, kaip savaitgaliai ir šventės perkelia datą. Jei jūsų klientas teikia deklaracijas Lietuvoje, Lietuvos mokesčių kalendoriuje rasite mėnesines datas su taisykle, pagal kurią jos skaičiuojamos.
- Viena serija vienai paslaugai, o ne kiekvieną mėnesį rankomis surašyta užduotis.
- Atsakingas asmuo prie kiekvienos serijos, kad prie vėluojančio darbo būtų vardas.
- Kitų laikotarpių peržiūra, kad klaidinga taisyklė būtų pastebėta dar prieš sukuriant dešimt klaidingų datų.
Kaip tai veikia Claister
- Klientai importuojami iš CSV arba pridedami rankiniu būdu. Susiejate stulpelius, peržiūrite rezultatą, o atmestos eilutės pranešamos, o ne prarandamos.
- Kiekvienas klientas turi kontaktus ir atsakingą buhalterį bei lengvai skaitomą istoriją, kas vyko.
- Serija aprašoma vieną kartą kaip mėnesinė, ketvirtinė ar metinė, su terminais ir savaitgalių taisyklėmis, taikoma vienam ar daugeliui klientų, su kitų trijų laikotarpių peržiūra.
- Klientai gauna portalą dokumentams siųsti, o pirmas prašymas pirmiausia išsaugomas jame, dar prieš ką nors išsiunčiant.
- Šiuo metu Claister sąsaja yra anglų ir rusų kalbomis.
Klausimai
Pirmas 30 dienų planuokite kaip tvarką, o paprastas klientas gali baigti ir anksčiau. Tai siūlomas ritmas, o ne taisyklė: svarbiausia, kad eiliškumas kiekvieną kartą būtų tas pats.
Pradėkite nuo banko išrašų ir paskutinės pateiktos deklaracijos, sutarkite datą, iki kurios pradinė padėtis bus atkurta, ir užrašykite tai kaip užduotį su atsakingu asmeniu.
Taip. Apimtį ir kainą sutarkite prieš gaudami failus ar pradėdami darbą, kad jau pirmas prašymas remtųsi sutartomis sąlygomis.
Apie šį straipsnį
Autorius: Claister
Leidėjas – Claister, kuriantis šioje svetainėje pristatomą buhalterijos įmonių darbo valdymo programą.
Produkto kūrimo partnerė: Natalija Miadzelic
Redakcinė peržiūra: Natalija Miadzelic · Buhalterė · Patvirtinta
Redakcinė politikaDarbas su klientais: priėmimas, dokumentai ir perdavimas
Susijusios priemonės, darbo eigos ir produkto gidai
Klientų portalas buhalterijos įmonėms
Claister suteikite klientams jų įmonės portalą dokumentų prašymams, bendrinamiems failams ir mokėjimų informacijai. Kvietimus valdykite kliento kortelėje.
Susipažinti su funkcijaClaister ar TaxDome: kas tinka jūsų buhalterijai?
Palyginkite Claister ir TaxDome klientų darbams, ciklams, dokumentų prašymams bei portalui. Claister parengtas gidas su oficialiais šaltiniais ir ribomis.
Skaityti palyginimąKaip pakviesti klientą į Claister apskaitos portalą
Patikrinkite kliento portalo peržiūrą, pasirinkite tikslų gavėjo el. paštą, sukurkite ar išsiųskite kvietimą ir patvirtinkite prieigą.
Skaityti instrukcijąSkaitykite toliau
Kliento perdavimo kitam buhalteriui sąrašas
Kliento perdavimo kitam buhalteriui sąrašas: laikotarpiai, atviri darbai, likučių pagrindimas, prieigos, kliento informavimas ir perėmimo patvirtinimas.
2 min. skaitymoDokumentų prašymo sąrašo šablonas buhalterijos klientams
Trys paruošti dokumentų sąrašai buhalterijos klientams: kasmėnesinei apskaitai, PVM ir metų pabaigai, ir kaip juos pritaikyti.
2 min. skaitymoKaip pasirinkti buhalterijos įmonės darbo valdymo programą
Paprasta vertinimo lentelė darbo valdymo programai pasirinkti: kas tai yra ir kas ne, aštuoni klausimai ir kaip teisingai išbandyti per dvi savaites.
3 min. skaitymo