Trumpas atsakymas
Sutarkite, kas atsako už darbus iki perdavimo datos ir po jos. Perduokite pagrįstus likučius, neužbaigtus klausimus, terminus bei tinkamai suteiktas prieigas ir užfiksuokite priėmimą. Vien failų neužtenka: perimantis buhalteris turi suprasti, kas baigta ir ką daryti toliau.
Sutarkite tikslią atsakomybės ribą
Nurodykite paskutinį perduodančio darbuotojo ir pirmąjį perimančio darbuotojo laikotarpį. Išvardykite per šią ribą pereinančias deklaracijas, atvirus tikslinimus ir vėliau laukiamus dokumentus. Kitaip abu gali manyti, kad kitas pateiks deklaraciją už praėjusį mėnesį.
Keičiantis paslaugų teikėjui patvirtinkite kliento teisę perduoti informaciją, duomenų apimtį, saugų kanalą ir neišspręstas sutarties sąlygas. Šis sąrašas nenustato teisinių saugojimo ar konfidencialumo prievolių. Jas išsiaiškinkite prieš perduodami dokumentus.
Prie failų pridėkite perdavimo suvestinę
Perdavimo informacija
| Sritis | Minimalūs duomenys |
|---|---|
| Kliento profilis | Subjektai, kontaktai, paslaugos ir laikotarpiai |
| Paskutinis užbaigtas darbas | Laikotarpis, tikrintojas ir galutiniai įrodymai |
| Atviri darbai | Terminas, būsena, trūkstamas dokumentas ir veiksmas |
| Likučiai | Apskaitos eksportas, sutikrinimai ir skirtumai |
| Pasikartojantys darbai | Grafikai, išimtys ir peržiūra |
| Prieigos | Sistemos, paskyrų savininkai ir įgaliojimai |
| Bendravimas | Klientui duoti pažadai ir sutarti kanalai |
Kiekvienam eksportui nurodykite vietą, datą, laikotarpį ir versiją. Vien pavadinimo „galutiniai likučiai“ neužtenka, kai taip vadinami keli failai. Parašykite, ar pradžios likučiai sutikrinti. Slaptažodžių perdavimas nepakeičia tinkamai suteiktos individualios prieigos.
Perdavimą išbandykite su neužbaigtu darbu
Tarkime, klientas keičia buhalterį lapkričio 1 d. Spalio apskaita parengta iš dalies, trūksta vienos banko sąskaitos išrašo, o deklaracija teikiama lapkritį. Suvestinėje nurodykite kiekvieną spragą ir kas užbaigs spalį. Perimantis buhalteris patikrina duomenis ir patvirtina jam paskirtus veiksmus.
Kartu pereikite vieną atvirą užduotį. Ar naujas darbuotojas randa pagrindą, supranta kliūtį ir žino kliento kontaktą? Jei ne, papildykite suvestinę. Ši patikra dažnai atskleidžia daugiau nei perduotų failų skaičiavimas.
Perėmimo patvirtinime palikite vietos išimtims
Perimančio buhalterio patikra
Perimančio buhalterio patikra
- Suprastos laikotarpių ir atsakomybės ribos.
- Atskirtos darbinės ir galutinės versijos.
- Gauti likučiai ir nurodyta jų sutikrinimo būsena.
- Artimiausiems darbams paskirti rengėjai ir tikrintojai.
- Trūkstami dokumentai bei tikslinimai turi atsakingus žmones.
- Prieigos išbandytos nesidalijant prisijungimo duomenimis.
- Klientas žino naują kontaktą ir dokumentų kanalą.
- Išimtys užrašytos su sprendimo data.
Perėmimas nebūtinai reiškia visų istorinių sumų teisingumo patvirtinimą. Užrašykite, kas gauta, kas patikrinta ir kas liko neaišku. Po pirmo uždarymo suplanuokite papildomą peržiūrą. Perduodami klientą įmonės viduje išsaugokite ankstesnio darbuotojo sprendimų istoriją.
Klientui paaiškinkite pasikeitimą
Perdavimo žinutė klientui
Perdavimo žinutė klientui
Laiško temaJūsų apskaitos kontaktas nuo {data}
Sveiki, {vardas}, nuo {data} už {paslaugos} atsakingas bus {naujas kontaktas}. Dokumentus toliau siųskite per {kanalas}. {ankstesnis kontaktas} užbaigia {laikotarpis arba darbai}, o {naujas kontaktas} perima nuo {pirmas laikotarpis}. Artimiausi dokumentai: {sąrašas}, iki {data}. Patvirtinkite, į ką kreiptis dėl likusių klausimų.
Po pirmo ciklo peržiūrėkite prieigų, dokumentų ir ankstesnių pažadų spragas. Papildykite naujo kliento priėmimo sąrašą, o pirmą laikotarpį patikrinkite pagal mėnesio uždarymo eigą.
Klausimai
Ne. Reikia laikotarpio, versijos, sutikrinimų, atvirų klausimų, prieigų ir aiškios atsakomybės už būsimus darbus.
Gavimą atskirkite nuo patikros. Užrašykite, ką peržiūrėjote ir kuriems likučiams dar reikia pagrindo.
Apie šį straipsnį
Autorius: Claister
Leidėjas – Claister, kuriantis šioje svetainėje pristatomą buhalterijos įmonių darbo valdymo programą.
Produkto kūrimo partnerė: Natalija Miadzelic
Redakcinė peržiūra: Natalija Miadzelic · Buhalterė · Patvirtinta
Redakcinė politikaDarbas su klientais: priėmimas, dokumentai ir perdavimas
Susijusios priemonės, darbo eigos ir produkto gidai
Skaitykite toliau
Naujo kliento priėmimo sąrašas buhalterijos įmonei
Žingsnis po žingsnio naujo kliento priėmimo sąrašas: ką surinkti, dėl ko susitarti ir kaip per pirmas 30 dienų nustatyti pasikartojantį darbą.
3 min. skaitymoMėnesio uždarymo kontrolinis sąrašas
Mėnesio uždarymo kontrolinis sąrašas: dokumentų išsamumas, likučių sutikrinimas, koregavimų peržiūra, neišspręsti klausimai ir ataskaitų perdavimas.
2 min. skaitymoMetinių finansinių ataskaitų rengimo sąrašas
Metinių finansinių ataskaitų rengimo sąrašas: dokumentai pagal likučius, sutikrinimas, įvertinimai, peržiūra, tvirtinimas ir pateikimo kontrolė.
3 min. skaitymo