Santrauka
Sukurkite nurodyto kliento ir laikotarpio dokumentų prašymą, išvardykite trūkstamus dokumentus ir išsaugokite. Pranešimą patikrinkite ir išsiųskite atskirai. Klientui grąžinus dokumentus, juos peržiūrėkite prieš priimdami; dėl likusių trūkumų prašykite pataisymo arba siųskite pakoreguotą priminimą.
Prieš pradedant
Patikrinkite turimus failus ir prieigą prie portalo. Prašykite tik dar reikalingų dokumentų ir sutarkite atsakymo datą.
Siuntimą valdo žmogus
Išsaugotas prašymas atsiranda portale. Pranešimą vis tiek reikia patikrinti ir išsiųsti.
Rezultatas
Prašyti dokumentai patikrinti ir priimti arba aiškiai užfiksuota, kas dar blokuoja darbą.
1Patikrinkite, ko iš tikrųjų trūksta
Atidarykite klientą ir palyginkite turimus dokumentus su sutarta laikotarpio apimtimi. Neprašykite banko išrašo ar sąskaitos, kurią komanda jau turi. Jei prieiga dar nesuteikta, pirmiausia atlikite kvietimo į portalą žingsnius.
Tiksliai aprašykite kiekvieną trūkumą: sąskaitą ir išrašo laikotarpį, tiekėją ir sąskaitos datą arba darbo užmokesčio duomenis. Atsakymo data turi palikti laiko apdorojimui ir patikrai; atskirkite ją nuo deklaracijos pateikimo termino.
2Sukurkite prašymą su laikotarpiu ir sąrašu
Kliento skiltyje Requests arba Documents → Requests pasirinkite New request. Formoje Request documents įrašykite pavadinimą, apskaitos laikotarpį ir terminą. Kiekvieną dokumentą įtraukite kaip atskirą punktą, o kontekstą pateikite instrukcijose.
Paspauskite Create request. Prašymas išsaugomas kliento portale. Prieš pereidami prie žinutės patikrinkite klientą ir sąrašą: išsaugotas prašymas ir išsiųstas pranešimas yra skirtingi įvykiai.
3Patikrinkite ir išsiųskite pranešimą klientui
Peržiūrėkite siūlomą žinutę, gavėją ir portalo nuorodą. Žinutė turi atitikti konkretų prašymą ir sutartą datą. Klientui pateikiamas portalo sąrašas; nekurkite kito, prieštaraujančio kontrolinio sąrašo priede.
Siųskite tik žmogui patikrinus juodraštį. Patvirtinkite tikrą išsiuntimo įrašą. Prašymo sukūrimas, juodraščio parodymas ar žinutės ekrano atidarymas nereiškia, kad klientas gavo pranešimą.
4Patikrinkite grąžintus dokumentus prieš priimdami
Klientui grąžinus dokumentus, atidarykite prašymą ir patikrinkite klientą, laikotarpį, pilnumą bei įskaitomumą. Būsena Returned užfiksuoja atsakymą, bet neįrodo dokumentų tinkamumo apskaitai.
Kai atsakymas atitinka prašymą, naudokite Accept documents. Priešingu atveju paaiškinkite reikalingą pataisymą, pavyzdžiui, trūkstamą išrašo puslapį ar neįskaitomą sąskaitą. Susiekite prašymą su kliento darbu, kad buhalteris matytų, ar galima tęsti rengimą.
5Priminkite apie likusius trūkumus
Po trijų dienų be naujesnio išsiuntimo ar grąžinimo Claister gali pasiūlyti redaguojamą priminimą. Pirmiausia peržiūrėkite dabartinį prašymą: klientas galėjo atsakyti kitu kanalu arba sąrašas galėjo pasikeisti. Pasiūlymas pats neišsiunčiamas.
- Minėkite tik dar trūkstamus arba taisytinus dokumentus.
- Patikrinkite, ar atsakymo data dar tinka buhalterio grafikui.
- Jei darbas blokuojamas, užfiksuokite vidinį poveikį.
- Išsiuntę patikrinkite įrašą ir nekartokite nebeaktualių prašymų.
Visas procesas aprašytas dokumentų surinkimo funkcijos puslapyje.
Klausimai
Ar sukūrus prašymą klientui automatiškai išsiunčiamas laiškas?
Ne. Prašymas išsaugomas portale, o pranešimas tikrinamas ir siunčiamas atskirai.
Ar Returned reiškia, kad buhalteris priėmė failus?
Ne. Buhalteris turi patikrinti atsakymą ir jį priimti arba paprašyti pataisymų.
Ar priminimai siunčiami be žmogaus?
Ne. Siūlomą priminimą galima redaguoti, o išsiųsti turi žmogus.
Ekranuose rodoma dabartinė angliška programos sąsaja. Claister programa veikia anglų ir rusų kalbomis; šie gidai pateikiami anglų ir lietuvių.
Redakcinė politika →Pradėti su Claister
Tinkamą procesą nustatykite savo darbo erdvėje ir patikrinkite su nedidele klientų grupe.