Santrauka
Nustatykite, ką reiškia lentelės eilutės, atskirkite pasikartojančius ir vienkartinius darbus, o aktyviems punktams priskirkite klientą, atsakingą asmenį, datą ir būseną. Claister sukonfigūruokite mažą bandymą, palyginkite jį su šaltiniu ir sutarkite, kur atnaujinsite darbus. Seną sąrašą saugokite kaip kontroliuojamą nuorodą, ne lygiagrečią gyvą eilę.
Prieš pradedant
Paskirkite perkėlimo atsakingą asmenį, išsaugokite šaltinį ir patvirtinkite prieigą prie numatytų klientų.
Rankinis nustatymas
Gidas aprašo patikrintą nustatymą programoje. Automatinis darbo eigos importas iš CSV nežadamas.
Rezultatas
Kiekvienas aktyvus bandomasis darbas Claister turi atsakingą asmenį ir būseną, o komanda žino, kur jį atnaujinti.
1Nustatykite, ką valdo esamas sąrašas
Išsaugokite datuotą esamo sąrašo kopiją. Patikrinkite nedidelę imtį: ar eilutė yra klientas, mėnesio prievolė, dokumentų prašymas, ar konkreti užduotis? Skirtingų tipų eilutes reikia tvarkyti skirtingai.
Atskirkite aktyvų darbą nuo užbaigtos istorijos ir finansinių įrašų. Apskaitos sistema lieka finansinių duomenų šaltiniu. Nepaverskite likučių ar įstatyminių įrodymų kontrolinio sąrašo punktais vien todėl, kad jie buvo gretimuose stulpeliuose.
2Aktyvius punktus susiekite su aiškiu užduoties modeliu
- Klientas: konkreti įmonė, kuriai priklauso darbas.
- Rezultatas: aiškus užduoties pavadinimas ir apskaitos laikotarpis.
- Atsakomybė: vienas pagrindinis atsakingas asmuo ir sutartas perdavimas patikrai.
- Laikas: vidinis terminas, o kartojamam darbui – dažnis ir pirmas laikotarpis.
- Būsena: kas atvira, vykdoma, blokuojama ar baigta ir kuo tai patvirtinta.
Neaiškių spalvų ir inicialų reikšmes išsiaiškinkite su komanda. Žalias langelis gali reikšti parengta, patikrinta arba tik gauta. Nežymėkite darbo baigtu nežinodami, ką užbaigimas reiškė šaltinyje.
3Nustatykite vieną pasikartojantį kliento procesą
Atidarykite užduočių šablonus ir per New template aprašykite kartojamas instrukcijas, žingsnius bei numatomą trukmę. Šablonas yra pradinis aprašas, ne atliktas darbas. Kliento detales laikykite konkrečioje užduotyje ar kliento kontekste.
Kartojamam darbui naudokite pasikartojančių užduočių instrukciją, pradėdami nuo vieno kliento ir tinkamo laikotarpio. Vienkartinius punktus kurkite kaip įprastas užduotis. Trūkstamiems failams naudokite dokumentų prašymą, kad sąrašas ir atsakymas būtų atitinkamame procese.
4Suderinkite bandymą su šaltiniu
Aktyvius bandomuosius punktus po vieną palyginkite su išsaugotu sąrašu. Patikrinkite klientą, rezultatą, laikotarpį, atsakingą asmenį, terminą, būseną ir žingsnius. Ieškokite pasikartojančių užduočių, dubliuojančių rankinius darbus, ir istorinių laikotarpių, netyčia tapusių vėluojančiais.
Rezultatą turi peržiūrėti už darbą atsakingas žmogus. Prieš plėsdami apimtį ištaisykite spragas. Jei tikrina kitas žmogus, aiškiai nustatykite perdavimą; perkėlimas savaime nepaskiria tikrintojo. Užfiksuokite išimtis ir joms išspręsti naudotą šaltinį.
5Sutarkite perėjimą ir plėskite dalimis
Pasirinkite, nuo kada Claister bus bandomosios apimties naujų pakeitimų vieta. Paaiškinkite komandai, kur keisti būseną, fiksuoti kliūtis ir prašyti dokumentų. Seną sąrašą pažymėkite kaip nuorodą ir neribotai neatnaujinkite abiejų eilių.
Bandymui veikiant plėskite apimtį pagal nuoseklų procesą arba klientų grupę. Suderinkite kiekvieną dalį, patikrinkite prieigas, praleistus darbus ir dublius. Šaltinį saugokite pagal saugojimo tvarką. Vėlesnį procesą palaikys pasikartojančių užduočių funkcija ir dokumentų surinkimas.
Klausimai
Ar įkėlus CSV ši darbo eiga sukuriama automatiškai?
Šis gidas neaprašo automatinio darbo eigos importo iš CSV. Jis skirtas rankiniam, patikrintam šablonų, kartojamų darbų, užduočių ir dokumentų prašymų nustatymui.
Ar toliau atnaujinti seną lentelę?
Po perėjimo sutarkite vieną gyvų darbų atnaujinimo vietą. Šaltinį išsaugokite suderinimui ir saugojimui, o išimtis dokumentuokite.
Ar perkeliame ir apskaitos sistemą?
Ne. Claister valdo klientų darbus. Esama apskaitos sistema lieka finansinių duomenų šaltiniu.
Ekranuose rodoma dabartinė angliška programos sąsaja. Claister programa veikia anglų ir rusų kalbomis; šie gidai pateikiami anglų ir lietuvių.
Redakcinė politika →Pradėti su Claister
Tinkamą procesą nustatykite savo darbo erdvėje ir patikrinkite su nedidele klientų grupe.